Noções de administração

Administração Pública — Prof. Carlos Ramos Concurso da Polícia Federal Noções de Administração Pública Tópicos mais importantes 1 Conhecimentos de Administração; Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação O processo de se administrar uma empresa (pública ou privada) constitui-se essencialmente na tomada de decisões, sobre como combinar bem os objetivos a serem atingidos, as atividades a serem realizadas e re da organização, da di os quatro processos Planejamento — defin e os recursos; corres ao PACE orss Sv. pe to és do planejamento, são considerados • ministração: • vos, as atividades m tomadas sobre «quais são os objetivos a serem perseguidos» e «em que prazo». Organização – trata-se da distribuição dos recursos de acordo com um determinado critério; dá origem a uma determinada estrutura organizacional, que nas empresas é representada pelo seu organograma. Direção – garantir a execução das atividades que foram planejadas. Controle – assegurar o cumprimento dos objetivos, e eventualmente identificar a necessidade de modificá- los.

O controle é um processo que acaba gerando subsídios para Administrador reiniciar novo ciclo de planejamento. As organizações públicas, do mesmo modo que as organizações Contabilidade, Orçamento, Prestação de Serviços, Atendimento ao Público, Tecnologia de Informação, etc. Gestão Estratégica O planejamento envolve o processo de tomada de decisões com relação ao futuro, tentando de alguma forma, influenciá-lo. Planejar é o processo; os resultados são os planos. Um plano contém objetivos, que precisam estar adequadamente identificados, bem, como as formas pelas quais a organização pode alcançá-los.

Assim, podemos dizer que os lanos envolvem metas e métodos. junho – 2007 Administração pública — prof. Carlos Ramos 2 As metas representam a quantificação dos objetivos, e a data em que os mesmos devem ser atingidos. Os métodos significam o caminho que a organização deve percorrer para cumprir suas metas. Numa organização iremos encontrar uma grade variedade de planos que, a depender da abrangência e do impacto que têm sobre a mesma, podem ser classificados em três tipos principais: Planos Estratégicos, Funcionais e Operacionais.

Vejamos em que se constituem os mesmos: • Planos Estratégicos Definem os objetivos para toda a organização, bem como sua relação pretendida com o ambiente. O plano estratégico de uma organização estabelece quais são os produtos e serviços que a organização pretende oferecer. Determina também em que mercados a mesma pretende atuar, e a que clientes ela almeja atender. A responsabilidade pela definição do plano estratégico é da alta administração.

A ferramenta empregada para produzilo é chamada de Planejamento Estratégico. Se a organização resolve adotar o planejamento estratégico em bases consistentes, de forma a torná-lo parte de seus processos normais, a mesma stará praticando uma Gestão E-straté ica. Planos Funcionais – Também chamados de pla ativos, departamentais ou PAGF 55 Funcionais – Também chamados de planos administrativos, departamentais ou táticos. São elaborados para possibilitar a realização dos objetivos traçados nos planos estratégicos.

Os planos funcionais recebem esta denominação porque abrangem áreas de atividades especializadas da empresa, por exemplo: marketing, finanças, recursos humanos, produção, tecnologia, etc… São, portanto, de responsabilidade dos administradores dessas áreas. Representam um desdobramento dos planos stratégicos, preocupando-se com os aspectos que cabem a cada uma das áreas funcionais da empresa. Planos Operacionais Preocupam-se com o nível da execução, para alcançar objetivos específicos de uma determinada atividade ou tarefa.

O planejamento operaclonal envolve a definição de atividades a serem realizadas e recursos a serem mobilizados, diante de um produto ou objetivo concreto. Estão ligados, portanto, à base da estrutura organizacional, onde se desempenham as mais variadas operações. Resultam, assim, de desdobramentos de planos funcionais, colaborando para a consecução dos objetivos fixados estes. A Administração Estratégica é a disciplina que trata do planejamento, implementação, execução e controle (acompanhamento e avaliação) da Estratégia dentro da empresa.

A ferramenta de gestão empregada para desempenhar esta função chama-se Planejamento Estratégico. Por que a organização se preocupa em definir uma estratégia? A resposta a essa questão é que d01S grandes conjuntos de forças estão continuamente influenciando o nível de desempenho da organização: • As oportunidades e desafios criados pelos diversos segmentos do ambiente externo: os concorrentes, os ornecedores, os clientes, a tecnolo ia, as fontes de matéria- prima, a legislação, etc. tecnologia, as fontes de matéria-prima, a legislação, etc.

Junho – 2007 Os problemas e as potencialidades que estão presentes ou podem surgir no próprio âmbito interno da organização: o grau de competência e motivação dos funcionários, a eficiência de seu parque tecnológico (máquinas, equipamentos, instalações), a disponibilidade de capital, o funcionamento adequado de suas rotinas, etc. O processo de elaboração do planejamento estratégico deve levar em conta os desafios e as oportunidades para a rganização, sejam elas internas ou externas.

Assim, o processo de planejamento estratégico afeta a empresa no longo prazo, porque compreende as decisões sobre os produtos e serwços que a organização pretende oferecer e os mercados e clientes que pretende atingir, a partir de considerações sobre os desafios e oportunidades internas e externas. Estrutura Organizacional «Organizar’ é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos pretendidos.

O processo administrativo da «organização» tem como resultado o ordenamento das partes e um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas, segundo algum critério ou princípio de classificação. Um conjunto organizado segundo algum tipo de critério é uma estrutura. Sendo assim, dizemos que uma empresa é «organizada» quando a mesma possui uma estrutura or anizacional que identifique basicamente três element abilidades, a autoridade PAGFd 55 comunicação. Os dados de entrada do processo decisório da organização se originam no próprio processo de planejamento.

Por sua vez, o resultado do processo de organização é uma determinada estrutura organizacional. A escolha da estrutura rganizacional é uma das principais decisões a serem tomadas pelo administrador. A estrutura organizacional define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos, sendo representada por um gráfico denominado organograma. Observa-se em qualquer organograma os seguintes aspectos: 4 Divisão do trabalho: os retângulos representam unidades de trabalho (departamentos) e indicam como as responsabilidades estão dlvididas dentro da organização.

Autoridade e Hierarquia: a quantidade de níveis verticais em que os retângulos estão agrupados mostra como a autoridade está distribuída, do erente que tem mais autoridade, no topo da estrutura, até o que tem menos autoridade, na base da estrutura. Comunicação: as linhas que ligam os retângulos mostram a interdependência das unidades de trabalho. As linhas de comunicação nascem das decisões sobre divisão do trabalho e autoridade e hierarquia. Divisão do Trabalho É o processo or meio do qual uma determinada atividade é d fas menores, cada uma PAGF S 55 especialização dentro da empresa.

A responsabilidade pela execução de cada tarefa pode ser atribuída a indivíduos ou a grupos (equipes de trabalho). O conjunto de tarefas atribuídas uma pessoa chamase cargo. Um cargo é a menor unidade de trabalho da estrutura organizacional. Um cargo consiste de um conjunto de tarefas ou responsabilidades especificas que uma pessoa (ocupante do cargo) deve desempenhar. Uma das providências que devem ser tomadas no processo de definição da estrutura organizacional é justamente descrever os cargos que existirão nessa estrutura e as correspondentes atribuições.

Desse modo, o ocupante do cargo deverá responder perante seus superiores pela execução das atividades inerentes ao mesmo. Um departamento, por sua vez, é um agregado de cargos, e tem ambém responsabilidade em relação a uma determinada função da organização (produção, – 2007 Administração Pública – Prof. Carlos Ramos marketing, finanças, etc). Geralmente os departamentos são identificados pelo título da função sob sua responsabilidade (Ex: Diretoria de Produção, Gerência de Marketing, Superintendência de Finanças, etc).

Autoridade Estamos aqui tratando da autoridade formal, ou seja, do direito legal que os chefes ou gerentes têm de influenciar o comportamento de seus subordinados, bem como de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. Em outras palavras, a autoridade envolve o direito formalmente constituído . com base em lei, regulamentos, reglmentos ou outro instrumento de caráter normativo) que tem o chefe de exigir o cumprimento de determinadas tarefas por parte do subordinando, sendo facultado ao superior a possibilidade de algum tipo de sanção caso a ordem não seja cumprida.

Autoridade envolve também o poder de decisão sobre a utiliza PAGF 6 55 seja cumprida. Autoridade envolve também o poder de decisão sobre a utilização dos recursos disponíveis pela organização no cumprimento de certas atividades. A autoridade é o ecanismo que garante a coordenação e a execução das tarefas especializadas, pois envolve poder. Assim, no desenho da estrutura organizacional, é necessário saber como distribuir de forma adequada este poder dentro da empresa.

Além disso, há tipos diferentes de autoridade formal, que pode ser vistos a seguir: • Autoridade de linha: é inerente à cadeia de comando e define as relações entre chefes e subordinados. O mecanismo da autoridade formal de linha estipula que os chefes têm o direito de emitir ordens e de esperar a obediência ou adesão daquelas pessoas que trabalham para eles, ou em suas equipes. Autoridade de assessoria (ou de Staff): baseia-se no desempenho de atividades de aconselhamento. ? característica das funções de apoio para orientar os gerentes de linha. Exemplos são a assessoria jurídica, assessoria econômica, etc. Algumas funções de linha podem também ter autoridade de assessoria, como por exemplo a administração de recursos humanos e administração da qualidade. Autoridade funcional: sua característica principal é o poder para determinar o que os outros devem fazer, independente das relações entre chefes e subordinados. As mesmas funções, em certos assuntos, exercem autoridade e linha e autoridade funcional. or exemplo, a gerência de qualidade pode determinar quais critérios devem ser obedecidos na contratação de fornecedores; a gerência de recursos humanos pode determinar que todos os candidatos a emprego passem por certo processo de seleção. Administração Pública – PAGF 7 55 mos Administração Pública — 6 Prof. Carlos Ramos Observe que estamos falando da autoridade formal, que surge em função das normas internas da empresa. No entanto, existe o conceito de Liderança, que envolvem aspectos informais existentes na organização.

Liderança pode ser definida como a apacidade de influenciar o comportamento de outra pessoa através da adesão da mesma a um princípio, a uma meta ou a uma determinada missão. Portanto, a Liderança não parte do uso da sanção como mecanismo de convencimento. Ela envolve habilidades e capacidades interpessoais, Inerentes às relações humanas. Departamentalização A forma de dividir as tarefas entre os departamentos depende de princípios chamados critérios de departamentalização.

Por exemplo, pode-se atribuir a cada departamento a tarefa de atender a um tipo específico de cliente, ou de produzir um tipo especifico de produto, ou de cuidar e determinada área geográfica. Esses e outros critérios de departamentalização definem as responsabilidades especlallzadas das unidades da estrutura organizacional. O modo mais simples de departamentalização é o que se baseia no critério funcional, que tanto pode ser usado pelas organizações de grande como de pequeno porte.

A partir de uma departamentalização funcional, a estrutura pode evoluir para outras formas mais complexas, como nos diversos tipos de organização de projeto, que funcionam como departamentos temporários. De modo geral, as organizações utilizam uma combinação de critérios e departamentalização. Os mais importantes cntérios de departamentalização são apresentados em seguida. PAGF 8 5 funções organizacionais são conjuntos de tarefas interdependentes, orientadas para um objetivo singular.

Cada uma das funções contribui para a realização da missão, propósito ou tarefa total de uma organização. Todas as organizações de um mesmo ramo de atividades têm aproximadamente as mesmas funções. b) Departamentalização territorial ou geográfica Quando se usa o critério geográfico de departamentalização, cada unidade de trabalho corresponde a um território ou região. O critério geográfico ou territorial pode ser utilizado quando a organização opera numa área grande, ou em locais diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar certo volume de recursos ou certa autonomia.

Desde que seja possível promover algum tipo de agregação dentro dos territórios, o critério geográfico torna-se a base da divisão do trabalho. c) Departamentalização por produto Quando a empresa trabalha com vários produtos ou serviços que apresentam diferenças importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente. Essa escolha resulta m uma estrutura organizacional em que a responsabilidade é dividida, usando o produto ou serviços como critério. Cada unidade de trabalho tem responsabilidade e autoridade sobre um grupo de operações ou sobre a totalidade das operações relativas a um produto ou serviço. ) Departamentalização por cliente O critério do cliente é apropriado quando a organização atende a diferentes tipos de cliente, com necessidades muitos distintas ou quando os clientes são iguais, mas têm necessidades diferentes. Esse tipo de departamentalização é uma forma segura de garantir a satisfação dos clientes. São usuários tradicionais do critério de departamentalização por cliente: as lojas de departamentos e as agências de propaganda. e) Organização por projetos por cliente: as lojas de departamentos e as agências de propaganda. ) Organização por projetos As atividades temporárias, chamadas projetos, são realizadas por estruturas organizacionais temporárias. São exemplos de projetos: projetar e construir instalações, como aeroportos e rodovias, organizar eventos e fornecer serviços, como congressos e competições. Uma organização de projeto é uma estrutura temporária, alocada entro da organização funcional. Para cada projeto é necessário criar uma organização temporária, que usa os recursos das unidades funcionais.

Na prática as organizações assumem uma estrutura combinando dois ou mais critérios. A estrutura organizacional deve também apresentar flexibilidade necessária para ser modificada sempre que as condlçbes externas ? empresa, ou sejam as 8 variáveis ambientais sofram grandes mudanças, impactando no desempenho da organização. 2. Comportamento Organizacional: motivação, liderança e desempenho O elemento humano passou a ser considerado com mais ênfase a ciência da Administração a partir da chamada Abordagem Comportamental.

As raízes deste enfoque estão na chamada Teoria das Relações Humanas, que se constituiu numa oposição forte às Teorias Clássicas de Fayol (que enfatizava a importância das funções administrativas e da estrutura organizacional) e à Administração Científica de Taylor (que, por sua vez, se preocupava essencialmente com a padronização e otimização das tarefas). A eoria das Relações Humanas, cujo maior expoente foi Elton Mayor apresentou evidências da existência de outros aspectos envolvendo a pr mana nas organizações,